Un état des lieux vierge se trouve gratuitement en PDF ou en Word, mais il n’a de valeur que s’il reprend les mentions que la réglementation impose et s’il est rempli à deux, bailleur et locataire. Avant d’imprimer un modèle, mieux vaut vérifier ce qu’il contient, choisir la bonne version et savoir comment le compléter ou le contester.
Ce qu’un état des lieux vierge doit comporter
L’état des lieux est le document qui décrit le logement et ses équipements. Il est écrit, daté et signé par le locataire et le bailleur (ou son mandataire), puis joint au bail, comme un modèle de bail vierge. Chaque co-titulaire du bail en reçoit un exemplaire.
Un modèle sérieux prévoit des champs pour les mentions suivantes :
- le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date et l’adresse du logement ;
- l’identité du bailleur et, le cas échéant, celle de son mandataire ;
- les relevés des compteurs d’eau et d’énergie, ainsi que les clés remises ;
- une description précise des sols, des murs, des plafonds et des équipements, avec la signature des deux parties en bas de page.
Un modèle qui se limite à une grille de cases à cocher, sans zone de commentaire ni relevé de compteurs, laisse trop de place au litige à la sortie.
Location vide ou meublée : choisir le bon modèle
Le modèle pour un logement vide décrit les pièces et leurs équipements fixes. Pour un logement meublé, il faut un modèle qui ajoute l’inventaire du mobilier, car le locataire doit restituer les équipements listés dans l’état des lieux d’entrée, sous peine de perdre une partie du dépôt de garantie. Les règles propres à ce type de bail sont détaillées dans les obligations d’une location meublée.
Choisir un modèle de location vide pour un meublé revient à ne rien noter du mobilier : au départ du locataire, il devient difficile de prouver qu’un canapé ou un lit était rayé à l’arrivée.
Remplir le modèle pièce par pièce
La méthode la plus sûre consiste à parcourir chaque pièce dans le même ordre : sols, murs, plafonds, menuiseries, puis équipements (prises, radiateurs, robinetterie, électroménager éventuel). Pour chaque élément, une mention d’état suffit, à condition d’employer le même vocabulaire partout : neuf, bon état, état d’usage, mauvais état.
Un défaut décrit précisément vaut mieux qu’un « bon état » approximatif : « rayure de 10 cm sur le parquet, côté fenêtre » se vérifie à la sortie, « parquet abîmé » se discute. Des photos datées, annexées au document, complètent la description sans la remplacer.
Imprimé ou rempli sur écran, le document a la même valeur tant que les deux parties le signent. Un état des lieux sur tablette évite la saisie à la main et la reprise du texte, mais ne change ni les mentions ni la procédure.
Qui remplit l’état des lieux et qui le paie
Le bailleur et le locataire l’établissent ensemble, en deux exemplaires signés. Réalisé entre les parties, il est gratuit. Si l’un des deux refuse de le faire ou que le désaccord persiste, un commissaire de justice peut intervenir, et ses frais sont partagés par moitié.
Lorsque le bailleur confie l’état des lieux d’entrée à un professionnel, le locataire peut en payer une part plafonnée à 3,03 € par m² de surface habitable, sans jamais dépasser la part du bailleur. À la sortie, la dépense revient au bailleur, sauf désaccord avec recours à un commissaire de justice.
Compléter ou contester l’état des lieux d’entrée
Après la signature, le locataire garde 10 jours pour demander un complément s’il constate un défaut oublié. Pour les éléments de chauffage, la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, puisque l’installation ne se teste pas en plein été.
Si le bailleur refuse la modification, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation. Envoyer sa demande par écrit, avec les photos du défaut, permet de prouver la date et le contenu de la réclamation.
Réutiliser le même modèle à la sortie
Le même modèle sert à l’état des lieux de sortie, logement vidé, à la restitution des clés. Les deux documents se comparent ligne à ligne : seules les différences qui ne tiennent pas à l’usure normale peuvent donner lieu à une retenue. La vétusté ne peut pas être facturée au locataire, alors que les dégradations liées à un usage anormal restent à sa charge, ce qui rejoint la répartition des réparations locatives.
Le bailleur dispose d’un mois pour rendre le dépôt de garantie si l’état de sortie est identique à celui d’entrée, et de deux mois s’il retient des sommes pour réparations, qu’il doit justifier. Passé ce délai, il doit une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
Un état des lieux d’entrée précis fait donc gagner du temps à la sortie : chaque ligne déjà renseignée évite une discussion sur l’état initial du logement.
